Kursgebühren und Wochenberichte: zwei Aufgaben, ein Datenfluss
In CLASSQR nutzen Gebühren und Elternberichte Unterrichtsdaten, die Sie ohnehin haben: geplante Termine, Anwesenheit, Tests und bewertete Hausaufgaben. Sie legen Abrechnungsart und Betrag einmal je Klasse fest; in jedem Zeitraum erstellen Sie die Rechnungen in einem Schritt, und Eltern mit offenem Saldo erhalten Gebührenerinnerungen. Das Zentrum kassiert auf eigenem Weg (bar, Überweisung …) und erfasst die Zahlung dann im System. Unabhängig davon berichtet der Wochenbericht den Eltern über die Woche. Nichts wird doppelt eingegeben.
Pro Kurs, monatlich oder pro Termin; der Betrag wird einmal in den Klasseneinstellungen festgelegt.
Für die ganze Klasse pro Zeitraum erstellt, berechnet aus Stundenplan oder tatsächlicher Anwesenheit.
Erinnerungen an die Eltern mit dem offenen Betrag.
Die Kasse erfasst jede Zahlung, eine Belegnummer wird vergeben und das Kassenbuch am Tagesende abgeglichen.
Schritt 1: Abrechnungsart der Klasse festlegen
Gebühren richten Sie in den Klasseneinstellungen ein (beim Anlegen oder später): Der Block Kursgebühren hat eine Abrechnungsart und einen Betrag. Jede Klasse hat eine Abrechnungsart, sodass ein kurzer Vorbereitungskurs und eine Monatsklasse im selben Zentrum nebeneinander bestehen.
| Abrechnungsart | Berechnung | Geeignet für |
|---|---|---|
| Pro Kurs | Ein Pauschalbetrag für den gesamten Kurs | Kurze Vorbereitungskurse, Komplettpakete |
| Monatlich | Ein fester Betrag pro Monat | Regelmäßige Klassen mit Abrechnung zum Monatsanfang |
| Pro Termin | Einzelpreis × Anzahl Termine im Zeitraum; nach Anwesenheit gezählt, außer Abwesende Termine berechnen ist aktiv | Zentren, die tatsächlich besuchte Termine abrechnen |
| Kostenlos | Kostenlose Klasse, Probeklasse | AGs, Zusatztermine |
Schritt 2: Rechnungen für die ganze Klasse erstellen
Die Seite Kursgebühren im linken Menü ist der Arbeitsplatz der Kasse: vier Kennzahlen — Bezahlt · Offen · Überfällig · Heute eingenommen —, zwei Reiter, Kursgebühren und Kassenbuch, sowie Filter nach Klasse, Zeitraum und Status. Klicken Sie auf Rechnungen erstellen: Zeitraum (Monat) und Fälligkeitsdatum wählen, die abzurechnenden Klassen ankreuzen (jede zeigt Abrechnungsart und Betrag), dann Erstellen. Das System erstellt Rechnungen für alle eingeschriebenen Schüler dieser Klassen; eine Klasse mit Abrechnung pro Termin wird aus ihren Terminen und der Anwesenheit berechnet.
Die Liste zeigt eine Zeile je Schüler: Anfangssaldo, Belastungen, Eingenommen, Rabatt, Erlassen/abgeschrieben und Schlusssaldo; der Statusfilter wählt Offen, Überfällig, Vorausbezahlt oder Vollständig bezahlt. Betrag und Fälligkeit einer Rechnung lassen sich mit Begründung ändern oder die Rechnung stornieren. Exportieren nach Excel für Auswertungen; Altersstruktur der Forderungen listet offene Beträge nach Verzugstagen, damit Sie wissen, wen Sie zuerst erinnern.
Schritt 3: Eltern an den offenen Betrag erinnern
Jede Rechnung hat einen Betrag und ein Fälligkeitsdatum. Eltern mit offenem Saldo erhalten eine Gebührenerinnerung:
- Die Seite Kursgebühren zeigt, wer was schuldet: Status auf Offen oder Überfällig filtern oder Altersstruktur der Forderungen öffnen.
- Tarife Standard und Pro: Ein Hintergrundprozess läuft täglich um 9 Uhr und erinnert an jeden offenen Betrag einmal pro Woche, zusätzlich mit einer In-App-Benachrichtigung für den Schüler.
- Versandkanal: E-Mail, eingerichtet unter Einstellungen → Elternkommunikation.
Schritt 4: Zahlungen erfassen und abgleichen
- Beim Kassieren gleich erfassen. Klicken Sie in der Zeile des Schülers auf Zahlung erfassen, geben Sie Betrag und Methode ein (Bar, Banküberweisung, Online-Zahlung). Das Geld wird zuerst der ältesten offenen Rechnung zugeordnet; außerdem gibt es Erstatten, Geld übertragen an einen anderen Schüler (Geschwister) und Automatisch zuordnen für noch nicht zugeordnete Beträge.
- Für jede erfasste Zahlung wird eine Belegnummer vergeben.
- Abgleichen. Das Kassenbuch verbucht jede Einnahme, Auszahlung und Erstattung; Kassenbuch abgleichen prüft die Salden gegen die Rechnungen und meldet Kassenbuch ausgeglichen, keine Abweichungen oder listet die zu prüfenden Abweichungen.
Wochenberichte für Eltern
Öffnen Sie eine Klasse → Ergebnis → Elternbericht → Wochenbericht erstellen. Jeder Schüler erhält einen Bericht aus den Daten dieser Woche:
- Tests: Tests geschrieben, Fragen beantwortet und Trefferquote der Woche.
- Themen: Stärken und Verbesserungsbedarf, berechnet aus den Ergebnissen je Frage in der Fragendatenbank.
- Notizen zur Klasse: die Beteiligungs-Chips der Woche und die Wochenpunkte.
- Notizen: ein kurzer Text aus diesen Zahlen, den Sie bearbeiten können.
- Nachricht der Lehrkraft (optional), für jeden Schüler einzeln.
Klicken Sie in der Zeile eines Schülers auf die Bearbeiten-Schaltfläche, um Vorschau und Bearbeitung zu öffnen, dann auf Speichern und freigeben; ein freigegebener Bericht wird beim erneuten Erstellen nicht überschrieben — mit Aus Daten neu erstellen aktualisieren Sie ihn. Alle freigeben ist praktisch für große Klassen; freigegebene Berichte senden verschickt sie. Eltern öffnen den Bericht über ihren eigenen Link ohne Anmeldung; die Liste zeigt den Status jedes Berichts. Der Text entsteht aus Vorlage und Daten und verbraucht keine Credits.
Datenschutz für Eltern und Schüler
Kontaktdaten der Eltern werden nur verwendet, um Berichte, Belege und Gebührenerinnerungen für das jeweilige Zentrum zu senden. Auf der eigenen Domain eines Zentrums nennt die Datenschutzerklärung automatisch das Zentrum als Verantwortlichen und CLASSQR als Verarbeiter in dessen Auftrag. Siehe unsere Datenschutzerklärung und Bedingungen für Bildungszentren.
Jetzt loslegen
Anmelden und Kursgebühren einrichten: Sie landen direkt auf der Seite „Kursgebühren“ des Zentrums. Die Elternkommunikation finden Sie unter „Einstellungen“ – siehe Lösungen für Zentren.
Häufig gestellte Fragen
Verwahrt CLASSQR die Kursgebühren?
Nein. CLASSQR ist kein Zahlungsdienstleister: Kursgebühren gehen direkt von den Eltern an das Zentrum (bar, per direkter Banküberweisung oder wie das Zentrum es regelt); das System dient nur zur Erfassung und zur Verfolgung offener Beträge.
Wie wird eine Zahlung im System erfasst?
Die Kasse klickt in der Zeile des Schülers auf Zahlung erfassen und gibt Betrag und Methode ein (Bar, Banküberweisung, Online-Zahlung). Das Geld wird zuerst der ältesten offenen Rechnung zugeordnet.
Kann ich Bargeld annehmen?
Ja. Erfassen Sie die Zahlung mit der Methode Bar; das System vergibt eine Belegnummer und aktualisiert das Kassenbuch. Am Tagesende gleicht Kassenbuch abgleichen Bargeld und Überweisungen mit den Rechnungen ab und zeigt Abweichungen.
Muss ich den Wochenbericht für jeden Schüler selbst schreiben?
Nein. Klicken Sie auf Wochenbericht erstellen, und das System entwirft für jeden Schüler einen Bericht aus den Daten der Woche: abgelegte Tests, Trefferquote, starke und schwache Themen sowie die Beteiligungs-Chips. Sie ergänzen bei Bedarf eine persönliche Nachricht, prüfen und senden.
Kann der Free-Tarif Wochenberichte senden?
Ja, per App oder E-Mail. Geplante automatische Gebührenerinnerungen sind eine Funktion von Standard und Pro.