Kursgebühren und Wochenberichte: zwei Aufgaben, ein Datenfluss
In CLASSQR greifen Kursgebühren und Elternberichte auf Unterrichtsdaten zurück, die Sie bereits haben: geplante Termine, Anwesenheit, Tests und bewertete Hausaufgaben. Sie legen Abrechnungsart und Betrag einmal pro Klasse fest; in jedem Zeitraum erstellt das System eine Rechnung und fügt sie in den Wochenbericht ein, den die Eltern zusammen mit den Ergebnissen ihres Kindes erhalten. Das Zentrum kassiert auf eigenem Weg (bar, direkte Überweisung …) und erfasst die Zahlung dann im System. Nichts wird doppelt eingegeben.
Pro Kurs, monatlich oder pro Termin; der Betrag wird einmal in den Klasseneinstellungen festgelegt.
Für die ganze Klasse pro Zeitraum erstellt, berechnet aus Stundenplan oder tatsächlicher Anwesenheit.
Wochenberichte und Erinnerungen an die Eltern, inklusive offenem Betrag.
Die Kasse erfasst jede Zahlung, ein digitaler Beleg geht an die Eltern, und das Kassenbuch wird am Tagesende geprüft.
Schritt 1: Abrechnungsart der Klasse festlegen
Kursgebühren werden direkt in den Klasseneinstellungen eingerichtet (beim Erstellen der Klasse oder über das Zahnradsymbol auf der Klassenseite): Der Block Kursgebühren enthält Abrechnungsart und Betrag. Jede Klasse hat genau eine Abrechnungsart, sodass ein kurzer Vorbereitungskurs und eine monatliche Klasse im selben Zentrum nebeneinander bestehen können.
| Abrechnungsart | Berechnung | Geeignet für |
|---|---|---|
| Pro Kurs | Ein Pauschalbetrag für den gesamten Kurs | Kurze Vorbereitungskurse, Komplettpakete |
| Monatlich | Ein fester Betrag pro Monat | Regelmäßige Klassen mit Abrechnung zum Monatsanfang |
| Pro Termin | Einzelpreis × Anzahl der Termine im Zeitraum; gezählt nach Anwesenheit, außer Abwesende Termine berechnen ist aktiviert | Zentren, die tatsächlich besuchte Termine abrechnen |
| Kostenlos | Kostenlose Klasse, Probeklasse | AGs, Zusatztermine |
Schritt 2: Rechnungen für die ganze Klasse erstellen
Die Seite Kursgebühren im linken Menü ist der Arbeitsplatz der Kasse: vier Kennzahlen – Bezahlt · Offen · Überfällig · Heute eingenommen –, zwei Tabs, Rechnungen und Kassenbuch, mit Filtern nach Klasse, Zeitraum und Status. Klicken Sie auf Rechnungen erstellen: Wählen Sie den Zeitraum (Monat), das Fälligkeitsdatum, haken Sie die abzurechnenden Klassen ab (jede zeigt ihre Abrechnungsart und ihren Betrag) und klicken Sie dann auf Erstellen. Das System erstellt Rechnungen für alle aktiven Schüler dieser Klassen; eine Klasse mit Abrechnung pro Termin wird nach geplanter oder tatsächlicher Anwesenheit berechnet.
Jede Rechnung hat einen Status Unbezahlt · Teilweise bezahlt · Vollständig bezahlt · Erlassen; Betrag, Rabatt oder ein Erlass im Sonderfall lassen sich bearbeiten. Exportieren Sie nach Excel für Berichte; Altersstruktur listet offene Beträge nach Tagen Überfälligkeit, damit Sie wissen, wen Sie zuerst erinnern.
Schritt 3: Eltern an den offenen Betrag erinnern
Jede Rechnung zeigt Betrag und Fälligkeitsdatum; der Wochenbericht enthält eine Zeile „Offener Betrag“, dazu gibt es eine separate Gebührenerinnerung:
- Die Schaltfläche Gebührenerinnerung senden auf der Seite „Kursgebühren“ sendet sofort an alle mit offenem Betrag (höchstens einmal täglich, damit es nicht aufdringlich wird).
- Tarife Standard und Pro: Ein Hintergrundprozess läuft täglich um 9 Uhr und erinnert an jeden offenen Betrag einmal pro Woche, zusätzlich mit einer In-App-Benachrichtigung für den Schüler.
- Versandkanal: E-Mail, eingerichtet unter Einstellungen → Elternkommunikation.
Schritt 4: Zahlungen erfassen und abgleichen
- Erfassen, wenn Sie kassieren. Bar, Banküberweisung oder Online-Zahlung: Klicken Sie auf Zahlung erfassen und wählen Sie Schüler, Betrag und Zahlungsart. Eine Überzahlung wird automatisch zuerst der ältesten offenen Rechnung zugeordnet; außerdem gibt es Erstattung, Übertrag auf einen anderen Schüler (Geschwister) und manuellen Abgleich.
- Ein digitaler Beleg geht per E-Mail an die Eltern, sobald eine Zahlung erfasst ist.
- Abgleichen. Das Kassenbuch protokolliert alle Einnahmen, Ausgaben und Erstattungen; Kassenbuch abgleichen prüft den Saldo gegen die Rechnungen und meldet „Ausgeglichen“ oder listet die zu prüfenden Abweichungen auf.
Wochenberichte für Eltern
Öffnen Sie eine Klasse → Ergebnisse → Wöchentliche Elternberichte → Wochenberichte erstellen. Jeder Schüler erhält einen Bericht aus den Daten der Woche:
- Anwesenheit: besuchte von allen Terminen, mit den Notizen der Lehrkraft pro Termin.
- Leistung: geschriebene Tests, beantwortete Fragen, Trefferquote im Vergleich zur Vorwoche; starke Themen und Themen mit Verbesserungsbedarf, berechnet aus den Ergebnissen pro Frage im Fragenpool.
- Wochen- und Bonuspunkte aus der Schnellbewertung im Unterricht.
- Offener Betrag, wenn eine Rechnung noch unbezahlt ist.
- Eine Notiz der Lehrkraft (optional), individuell pro Schüler.
Klicken Sie auf einen Schüler, um die Vorschau zu sehen und zu bearbeiten, dann auf Speichern & freigeben; ein freigegebener Bericht wird beim Neuerstellen nicht überschrieben – klicken Sie auf Aus Daten neu erstellen, um ihn zu aktualisieren. Alle freigeben eignet sich für große Klassen. Nach dem Versand öffnen Eltern den Bericht über ihren eigenen Link, ohne Anmeldung; die Lehrkraft sieht den Status Gesendet und welche wegen fehlender E-Mail-Adresse fehlgeschlagen sind. Der Text entsteht aus einer Vorlage und den Daten, nie durch KI, und verbraucht daher keine Credits.
Datenschutz für Eltern und Schüler
Kontaktdaten der Eltern werden nur verwendet, um Berichte, Belege und Gebührenerinnerungen für das jeweilige Zentrum zu senden. Auf der eigenen Domain eines Zentrums nennt die Datenschutzerklärung automatisch das Zentrum als Verantwortlichen und CLASSQR als Verarbeiter in dessen Auftrag. Siehe unsere Datenschutzerklärung und Bedingungen für Bildungszentren.
Jetzt loslegen
Anmelden und Kursgebühren einrichten: Sie landen direkt auf der Seite „Kursgebühren“ des Zentrums. Die Elternkommunikation finden Sie unter „Einstellungen“ – siehe Lösungen für Zentren.
Häufig gestellte Fragen
Verwahrt CLASSQR die Kursgebühren?
Nein. CLASSQR ist kein Zahlungsdienstleister: Kursgebühren gehen direkt von den Eltern an das Zentrum (bar, per direkter Banküberweisung oder wie das Zentrum es regelt); das System dient nur zur Erfassung und zur Verfolgung offener Beträge.
Wie wird eine Zahlung im System erfasst?
Die Kasse klickt auf „Zahlung erfassen“ und wählt Schüler, Betrag und Zahlungsart (bar, Überweisung, Online-Zahlung). Das Geld wird zuerst der ältesten offenen Rechnung zugeordnet.
Kann ich Bargeld annehmen?
Ja. Erfassen Sie die Zahlung mit der Zahlungsart „Bar“; das System vergibt eine Belegnummer und aktualisiert das Kassenbuch. Am Tagesende gleichen Sie mit „Kassenbuch abgleichen“ Bargeld und Überweisungen mit den Rechnungen ab und finden etwaige Abweichungen.
Muss ich den Wochenbericht für jeden Schüler selbst schreiben?
Nein. Klicken Sie auf „Wochenberichte erstellen“, und das System entwirft für jeden Schüler einen Bericht aus den Daten der Woche: Anwesenheit, geschriebene Tests, Trefferquote, starke und schwache Themen, Bonuspunkte und offener Betrag. Sie ergänzen bei Bedarf nur eine persönliche Anmerkung, prüfen und senden.
Kann der Free-Tarif Wochenberichte senden?
Ja, per App oder E-Mail. Geplante automatische Gebührenerinnerungen sind eine Funktion von Standard und Pro.