Frais de scolarité et rapports hebdomadaires : deux tâches, un seul flux de données
Dans CLASSQR, les frais de scolarité et les rapports aux parents s'appuient sur des données d'enseignement que vous avez déjà : séances planifiées, présences, tests et devoirs corrigés. Vous définissez le mode de facturation et le montant une fois par classe ; à chaque période, le système crée une facture et l'intègre au rapport hebdomadaire envoyé aux parents avec les résultats de leur enfant. Le centre encaisse le paiement à sa manière (espèces, virement direct…) puis l'enregistre dans le système. Rien n'est saisi deux fois.
Au cours, au mois ou à la séance ; le montant est défini une fois dans les paramètres de la classe.
Générées pour toute la classe à chaque période, calculées à partir du planning ou des présences réelles.
Rapports hebdomadaires et messages de rappel envoyés aux parents, avec le solde restant dû.
Le caissier enregistre chaque paiement, un reçu numérique est envoyé aux parents, et le livre de caisse est contrôlé en fin de journée.
Étape 1 : définir le mode de facturation de la classe
Les frais se configurent directement dans les paramètres de la classe (à la création de la classe, ou via l'icône d'engrenage de la page de classe) : le bloc Frais de scolarité contient un Mode de facturation et un Montant. Chaque classe a un seul mode de facturation, si bien qu'un stage court de préparation et une classe mensuelle peuvent coexister dans le même centre.
| Mode | Mode de calcul | Adapté pour |
|---|---|---|
| Au cours | Un montant forfaitaire pour tout le cours | Stages courts de préparation, formules tout compris |
| Mensuel | Un montant fixe chaque mois | Classes régulières facturées en début de mois |
| À la séance | Prix unitaire × nombre de séances sur la période ; compté à partir des présences sauf si Facturer les séances d'absence est activé | Centres facturant les séances réellement suivies |
| Gratuit | Classe gratuite, classe d'essai | Clubs, séances complémentaires |
Étape 2 : générer les factures de toute la classe
La page Frais de scolarité du menu de gauche est le poste de travail du caissier : quatre chiffres — Payé · Impayé · En retard · Encaissé aujourd'hui — deux onglets, Factures et Livre de caisse, avec des filtres par classe, période et statut. Cliquez sur Générer les factures : choisissez la période (mois), la date d'échéance, cochez les classes à facturer (chacune affiche son mode de facturation et son montant), puis Générer. Le système crée les factures de tous les élèves actifs de ces classes ; une classe facturée à la séance est calculée à partir des présences prévues ou réelles.
Chaque facture a un statut Impayée · Partiellement payée · Payée intégralement · Exonérée ; le montant, une remise ou une exonération pour un cas particulier peuvent être modifiés. Exportez vers Excel pour vos rapports ; Ancienneté liste les soldes impayés par nombre de jours de retard pour savoir qui relancer en premier.
Étape 3 : rappeler le solde aux parents
Chaque facture indique le montant et l'échéance ; le rapport hebdomadaire comporte une ligne « Solde restant dû », ainsi qu'un rappel de paiement distinct :
- Le bouton Envoyer un rappel de paiement de la page Frais de scolarité envoie immédiatement un rappel à toutes les personnes ayant un solde impayé (au plus une fois par jour, pour ne pas être intrusif).
- Forfaits Standard et Pro : une tâche en arrière-plan s'exécute tous les jours à 9 h et relance chaque solde impayé une fois par semaine, avec une notification dans l'application pour l'élève.
- Canal d'envoi : e-mail, configuré dans Paramètres → Canaux de messagerie parents.
Étape 4 : enregistrer les paiements et rapprocher
- Enregistrez le paiement dès l'encaissement. Espèces, virement ou passerelle en ligne : cliquez sur Enregistrer un paiement, choisissez l'élève, le montant et le moyen. Un trop-perçu est automatiquement affecté à la facture impayée la plus ancienne ; il existe aussi Remboursement, Transfert vers un autre élève (fratrie) et Rapprochement manuel.
- Un reçu numérique est envoyé par e-mail au parent dès l'enregistrement du paiement.
- Rapprochez. Le Livre de caisse consigne chaque encaissement, décaissement et remboursement ; Rapprocher la caisse compare le solde aux factures et affiche « Équilibré » ou liste les écarts à examiner.
Rapports hebdomadaires pour les parents
Ouvrez une classe → Résultats → Rapports hebdomadaires aux parents → Créer les rapports hebdomadaires. Chaque élève reçoit un rapport construit à partir des données de la semaine :
- Présences : séances suivies sur le total, avec les notes de l'enseignant pour chaque séance.
- Résultats scolaires : tests passés, questions traitées, taux de réussite, comparé à la semaine précédente ; thèmes maîtrisés et à améliorer calculés à partir des résultats par question dans la banque de questions.
- Points hebdomadaires et points de mérite issus de l'appréciation rapide en classe.
- Solde restant dû lorsqu'une facture n'est pas encore réglée.
- Un mot de l'enseignant (facultatif), ajouté individuellement pour chaque élève.
Cliquez sur un élève pour prévisualiser et modifier, puis Enregistrer et approuver ; un rapport approuvé n'est pas écrasé lors d'une nouvelle génération — cliquez sur Régénérer à partir des données pour le mettre à jour. Tout approuver est pratique pour une grande classe. Une fois envoyé, les parents ouvrent le rapport via leur propre lien, sans connexion ; l'enseignant voit le statut Envoyé et ceux qui ont échoué faute d'adresse e-mail. Le texte est construit à partir d'un modèle et des données, jamais par l'IA : il ne consomme donc pas de crédits.
Confidentialité des parents et des élèves
Les coordonnées des parents servent uniquement à envoyer les rapports, reçus et rappels de paiement de ce centre précis. Sur le domaine propre d'un centre, la politique de confidentialité indique automatiquement que le centre est responsable des données et que CLASSQR les traite pour son compte. Consultez notre Politique de confidentialité et Conditions pour les centres de formation.
Commencez maintenant
Connectez-vous pour configurer les frais de scolarité : vous arrivez directement sur la page Frais de scolarité du centre. Les canaux de messagerie parents se trouvent dans Paramètres — voir Solutions pour les centres.
Questions fréquentes
CLASSQR détient-il l'argent des frais de scolarité ?
Non. CLASSQR n'est pas une passerelle de paiement : les frais sont versés directement par le parent au centre (espèces, virement bancaire direct ou tout autre moyen convenu par le centre) ; le système sert uniquement à les enregistrer et à suivre les soldes.
Comment un paiement est-il enregistré dans le système ?
Le caissier clique sur Enregistrer un paiement, choisit l'élève, le montant et le moyen de paiement (espèces, virement, passerelle en ligne). La somme est affectée en priorité à la facture impayée la plus ancienne.
Puis-je encaisser des espèces ?
Oui. Enregistrez le paiement avec le moyen Espèces ; le système attribue un numéro de reçu et met à jour le livre de caisse. En fin de journée, utilisez Rapprocher la caisse pour comparer espèces et virements aux factures et repérer tout écart.
Dois-je rédiger moi-même le rapport hebdomadaire de chaque élève ?
Non. Cliquez sur Créer les rapports hebdomadaires et le système en rédige un pour chaque élève à partir des données de la semaine : présences, tests passés, taux de réussite, thèmes forts et faibles, points de mérite et solde restant. Ajoutez simplement un mot personnel si vous le souhaitez, puis relisez et envoyez.
Le forfait Gratuit permet-il d'envoyer des rapports hebdomadaires ?
Oui, par l'application ou par e-mail. Les rappels automatiques programmés de paiement des frais sont une fonctionnalité des forfaits Standard et Pro.