Frais de scolarité et rapports hebdomadaires : deux tâches, un seul flux de données
Dans CLASSQR, les frais et les rapports aux parents s’appuient sur des données que vous avez déjà : séances planifiées, présences, tests et devoirs corrigés. Vous fixez le mode de facturation et le montant une fois par classe ; à chaque période, vous créez les factures en une étape, et les parents qui doivent un solde reçoivent des rappels de frais. Le centre encaisse à sa manière (espèces, virement…) puis enregistre le paiement. À part, le rapport hebdomadaire raconte aux parents comment s’est passée la semaine. Rien n’est saisi deux fois.
Au cours, au mois ou à la séance ; le montant est défini une fois dans les paramètres de la classe.
Générées pour toute la classe à chaque période, calculées à partir du planning ou des présences réelles.
Des messages de rappel aux parents avec le solde restant dû.
Le caissier enregistre chaque paiement, un numéro de reçu est émis et le Livre de caisse est rapproché en fin de journée.
Étape 1 : définir le mode de facturation de la classe
Les frais se règlent dans les paramètres de la classe (à sa création ou plus tard) : le bloc Frais de scolarité contient un Mode de facturation et un Montant. Chaque classe a un seul mode de facturation : un stage court et une classe mensuelle peuvent donc coexister dans le même centre.
| Mode | Mode de calcul | Adapté pour |
|---|---|---|
| Au cours | Un montant forfaitaire pour tout le cours | Stages courts de préparation, formules tout compris |
| Mensuel | Un montant fixe chaque mois | Classes régulières facturées en début de mois |
| À la séance | Prix unitaire × nombre de séances de la période ; compté d’après les présences sauf si Facturer les séances d’absence est activé | Centres facturant les séances réellement suivies |
| Gratuit | Classe gratuite, classe d’essai | Clubs, séances complémentaires |
Étape 2 : générer les factures de toute la classe
La page Frais de scolarité du menu de gauche est le poste du caissier : quatre montants — Payé · Impayé · En retard · Encaissé aujourd’hui —, deux onglets, Frais de scolarité et Livre de caisse, et des filtres par classe, période et statut. Cliquez sur Créer les factures : choisissez la Période (mois) et l’Date d’échéance, cochez les classes à facturer (chacune affiche son mode et son montant), puis Générer. Le système crée les factures de tous les élèves inscrits dans ces classes ; une classe à la séance est calculée d’après ses séances et les présences.
La liste affiche une ligne par élève : Solde d’ouverture, Frais, Encaissé, Remise, Exonéré/passé en perte et Solde de clôture ; le filtre de statut choisit Impayé, En retard, Prépayé ou Payé intégralement. Le montant et l’échéance d’une facture se modifient, ou la facture s’annule, avec un motif. Exporter vers Excel pour les bilans ; Ancienneté des impayés classe les soldes par jours de retard pour savoir qui relancer en premier.
Étape 3 : rappeler le solde aux parents
Chaque facture a un montant et une échéance. Les parents qui doivent un solde reçoivent un rappel de frais :
- La page Frais de scolarité montre qui doit quoi : filtrez le statut sur Impayé ou En retard, ou ouvrez Ancienneté des impayés.
- Forfaits Standard et Pro : une tâche en arrière-plan s’exécute tous les jours à 9 h et relance chaque solde impayé une fois par semaine, avec une notification dans l’application pour l’élève.
- Canal d’envoi : e-mail, réglé dans Paramètres → Canaux de messagerie parents.
Étape 4 : enregistrer les paiements et rapprocher
- Enregistrez dès l’encaissement. Cliquez sur Enregistrer un paiement sur la ligne de l’élève, saisissez le Montant et le Méthode (Espèces, Virement bancaire, Passerelle en ligne). L’argent s’impute d’abord sur la facture impayée la plus ancienne ; il y a aussi Rembourser, Transférer de l’argent vers un autre élève (fratrie) et Affectation auto pour les sommes non encore imputées.
- Un numéro de reçu est émis pour chaque paiement enregistré.
- Rapprochez. Le Livre de caisse enregistre chaque encaissement, décaissement et remboursement ; Rapprocher la caisse compare les soldes aux factures et affiche Caisse équilibrée, aucun écart ou la liste des écarts à examiner.
Rapports hebdomadaires pour les parents
Ouvrez une classe → Résultat → Rapport aux parents → Générer le rapport hebdomadaire. Chaque élève reçoit un rapport construit à partir des données de la semaine :
- Tests : tests passés, questions répondues et taux de réussite de la semaine.
- Thèmes : Points forts et À améliorer, calculés à partir des résultats par question de la banque de questions.
- Remarques de classe : les pastilles de participation de la semaine et le score de la semaine.
- Remarques : un court texte construit à partir de ces chiffres, modifiable.
- Message de l’enseignant (facultatif), ajouté élève par élève.
Cliquez sur le bouton de modification de la ligne d’un élève pour prévisualiser et modifier, puis Enregistrer et approuver ; un rapport approuvé n’est pas écrasé lors d’une nouvelle génération — cliquez sur Régénérer à partir des données pour le mettre à jour. Tout approuver est pratique pour une grande classe ; Envoyer rapports approuvés les envoie. Les parents ouvrent le rapport par leur propre lien, sans connexion ; la liste affiche le statut de chaque rapport. Le texte vient d’un modèle et des données : il ne consomme pas de crédit.
Confidentialité des parents et des élèves
Les coordonnées des parents servent uniquement à envoyer les rapports, reçus et rappels de paiement de ce centre précis. Sur le domaine propre d’un centre, la politique de confidentialité indique automatiquement que le centre est responsable des données et que CLASSQR les traite pour son compte. Consultez notre Politique de confidentialité et Conditions pour les centres de formation.
Commencez maintenant
Connectez-vous pour configurer les frais de scolarité : vous arrivez directement sur la page Frais de scolarité du centre. Les canaux de messagerie parents se trouvent dans Paramètres — voir Solutions pour les centres.
Questions fréquentes
CLASSQR détient-il l’argent des frais de scolarité ?
Non. CLASSQR n’est pas une passerelle de paiement : les frais sont versés directement par le parent au centre (espèces, virement bancaire direct ou tout autre moyen convenu par le centre) ; le système sert uniquement à les enregistrer et à suivre les soldes.
Comment un paiement est-il enregistré dans le système ?
Le caissier clique sur Enregistrer un paiement sur la ligne de l’élève et saisit le montant et le mode (Espèces, Virement bancaire, Passerelle en ligne). L’argent s’impute d’abord sur la facture impayée la plus ancienne.
Puis-je encaisser des espèces ?
Oui. Enregistrez le paiement avec le mode Espèces ; le système émet un numéro de reçu et met à jour le Livre de caisse. En fin de journée, utilisez Rapprocher la caisse pour rapprocher espèces et virements des factures et repérer les écarts.
Dois-je rédiger moi-même le rapport hebdomadaire de chaque élève ?
Non. Cliquez sur Générer le rapport hebdomadaire et le système en rédige un par élève à partir des données de la semaine : tests passés, taux de réussite, thèmes forts et faibles, pastilles de participation. Vous ajoutez un message personnel si vous le souhaitez, relisez et envoyez.
Le forfait Gratuit permet-il d’envoyer des rapports hebdomadaires ?
Oui, par l’application ou par e-mail. Les rappels automatiques programmés de paiement des frais sont une fonctionnalité des forfaits Standard et Pro.