Biaya les dan laporan mingguan: dua pekerjaan, satu alur data
Di CLASSQR, biaya les dan laporan orang tua sama-sama memakai data mengajar yang sudah ada: sesi terjadwal, absensi, tes, dan PR yang dinilai. Anda menetapkan metode penagihan dan jumlah sekali per kelas; setiap periode Anda membuat faktur dalam satu langkah, dan orang tua yang masih punya tunggakan menerima pengingat biaya. Lembaga menerima pembayaran dengan caranya sendiri (tunai, transfer…) lalu mencatatnya di sistem. Terpisah dari itu, laporan mingguan menceritakan perkembangan minggu itu kepada orang tua. Tidak ada yang diketik dua kali.
Per kursus, bulanan, atau per sesi; jumlahnya diatur sekali di pengaturan kelas.
Dibuat untuk seluruh kelas per periode, dihitung dari jadwal atau kehadiran nyata.
Pesan pengingat ke orang tua berisi sisa tagihan.
Kasir mencatat setiap pembayaran, nomor kuitansi diterbitkan, dan Buku kas dicocokkan di akhir hari.
Langkah 1: Atur metode penagihan kelas
Biaya les diatur di pengaturan kelas (saat membuat kelas atau sesudahnya): blok Biaya les berisi Metode penagihan dan Jumlah. Setiap kelas punya satu metode penagihan, jadi kelas persiapan singkat dan kelas bulanan bisa berjalan di lembaga yang sama.
| Metode | Cara menghitung | Cocok untuk |
|---|---|---|
| Per kursus | Satu jumlah tetap untuk seluruh kursus | Kursus persiapan singkat, paket all-in |
| Bulanan | Jumlah tetap setiap bulan | Kelas reguler yang ditagih di awal bulan |
| Per sesi | Harga satuan × jumlah sesi dalam periode; dihitung dari absensi kecuali Tagih sesi yang tidak dihadiri aktif | Lembaga yang menagih sesuai sesi yang benar-benar dihadiri |
| Tanpa biaya | Kelas gratis, kelas uji coba | Klub, sesi tambahan |
Langkah 2: Buat faktur untuk seluruh kelas
Halaman Biaya les di menu kiri adalah meja kerja kasir: empat angka — Lunas · Tunggakan · Lewat jatuh tempo · Diterima hari ini —, dua tab, Biaya les dan Buku kas, serta filter kelas, periode, dan status. Klik Buat faktur: pilih Periode (bulan) dan Jatuh tempo, centang kelas yang ditagih (masing-masing menampilkan metode penagihan dan jumlahnya), lalu Buat. Sistem membuat faktur untuk semua siswa terdaftar di kelas-kelas itu; kelas per sesi dihitung dari sesi dan absensinya.
Daftar menampilkan satu baris per siswa: Saldo awal, Tagihan, Diterima, Diskon, Dibebaskan/dihapusbukukan, dan Saldo akhir; filter status memilih Tunggakan, Lewat jatuh tempo, Prabayar, atau Lunas. Jumlah dan jatuh tempo faktur bisa diubah, atau faktur dibatalkan, dengan alasan. Ekspor ke Excel untuk laporan; Umur piutang mengurutkan tunggakan menurut hari keterlambatan agar Anda tahu siapa yang diingatkan lebih dulu.
Langkah 3: Ingatkan orang tua tentang sisa tagihan
Setiap faktur punya jumlah dan tanggal jatuh tempo. Orang tua yang masih menunggak menerima pengingat biaya:
- Halaman Biaya les menunjukkan siapa berutang berapa: saring status menurut Tunggakan atau Lewat jatuh tempo, atau buka Umur piutang.
- Paket Standard dan Pro: tugas latar belakang berjalan pukul 09.00 setiap hari dan mengingatkan setiap tunggakan seminggu sekali, ditambah notifikasi dalam aplikasi untuk siswa.
- Kanal pengiriman: email, diatur di Pengaturan → Saluran pesan orang tua.
Langkah 4: Catat pembayaran dan rekonsiliasi
- Catat saat menerima. Klik Catat pembayaran di baris siswa, isi Jumlah dan Metode (Tunai, Transfer bank, Gerbang pembayaran daring). Uang dialokasikan dulu ke faktur tertunggak paling lama; ada juga Pengembalian dana, Pindahkan dana ke siswa lain (saudara kandung), dan Alokasi otomatis untuk uang yang belum dialokasikan.
- Nomor kuitansi diterbitkan untuk setiap pembayaran yang dicatat.
- Rekonsiliasi. Buku kas mencatat setiap penerimaan, pengeluaran, dan pengembalian dana; Rekonsiliasi buku besar mencocokkan saldo dengan faktur dan menampilkan Buku besar seimbang, tidak ada selisih atau daftar selisih yang perlu diperiksa.
Laporan mingguan untuk orang tua
Buka kelas → Hasil → Laporan orang tua → Buat laporan mingguan. Setiap siswa mendapat laporan yang disusun dari data minggu itu:
- Tes: tes dikerjakan, soal terjawab, dan ketepatan minggu itu.
- Topik: Kelebihan dan Perlu ditingkatkan, dihitung dari hasil per soal di bank soal.
- Catatan kelas: chip partisipasi minggu itu dan skor minggu.
- Catatan: teks singkat yang disusun dari angka-angka itu dan bisa Anda ubah.
- Pesan guru (opsional), ditambahkan per siswa.
Klik tombol ubah di baris seorang siswa untuk mempratinjau dan mengubah, lalu Simpan & setujui; laporan yang disetujui tidak tertimpa saat dibuat ulang — klik Bangun ulang dari data untuk memperbaruinya. Setujui semua praktis untuk kelas besar; Kirim laporan yang disetujui mengirimnya. Orang tua membuka laporan lewat tautan sendiri tanpa perlu masuk; daftar menampilkan status setiap laporan. Teksnya disusun dari templat dan data, jadi tidak memakai kredit.
Privasi orang tua dan siswa
Detail kontak orang tua hanya dipakai untuk mengirim laporan, kuitansi, dan pengingat biaya les dari lembaga tersebut. Di domain milik lembaga, kebijakan privasi otomatis menyatakan bahwa lembaga mengendalikan data dan CLASSQR memprosesnya atas nama lembaga. Lihat Kebijakan Privasi dan Ketentuan untuk Lembaga Pendidikan.
Mulai sekarang
Masuk untuk menyiapkan biaya les: Anda akan langsung masuk ke halaman Biaya les lembaga. Saluran pesan orang tua ada di Pengaturan — lihat Solusi untuk Lembaga.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah CLASSQR menahan uang biaya les?
Tidak. CLASSQR bukan gerbang pembayaran: biaya les dibayarkan langsung dari orang tua ke lembaga (tunai, transfer bank langsung, atau cara lain yang diatur lembaga); sistem hanya dipakai untuk mencatatnya dan memantau saldo.
Bagaimana pembayaran dicatat di sistem?
Kasir mengeklik Catat pembayaran di baris siswa lalu mengisi jumlah dan metode (Tunai, Transfer bank, Gerbang pembayaran daring). Uang dialokasikan dulu ke faktur tertunggak paling lama.
Bisakah saya menerima uang tunai?
Ya. Catat pembayaran dengan metode Tunai; sistem menerbitkan nomor kuitansi dan memperbarui Buku kas. Di akhir hari, gunakan Rekonsiliasi buku besar untuk mencocokkan uang tunai dan transfer dengan faktur dan menemukan selisih.
Apakah saya harus menulis laporan mingguan untuk setiap siswa sendiri?
Tidak. Klik Buat laporan mingguan dan sistem menyusun laporan untuk setiap siswa dari data minggu itu: tes yang dikerjakan, akurasi, topik kuat dan lemah, serta chip partisipasi. Anda cukup menambahkan pesan pribadi bila mau, lalu memeriksa dan mengirim.
Bisakah paket Gratis mengirim laporan mingguan?
Bisa, lewat aplikasi atau email. Pengingat biaya les otomatis terjadwal adalah fitur Standard dan Pro.