Biaya les dan laporan mingguan: dua pekerjaan, satu alur data
Di CLASSQR, biaya les dan laporan orang tua sama-sama memakai data mengajar yang sudah Anda miliki: sesi terjadwal, absensi, ujian, dan PR yang sudah dinilai. Anda mengatur metode penagihan dan jumlahnya sekali per kelas; setiap periode sistem membuat faktur dan memasukkannya ke laporan mingguan yang dikirim ke orang tua bersama hasil belajar anaknya. Lembaga menerima pembayaran dengan caranya sendiri (tunai, transfer langsung…) lalu mencatatnya di sistem. Tidak ada yang diinput dua kali.
Per kursus, bulanan, atau per sesi; jumlahnya diatur sekali di pengaturan kelas.
Dibuat untuk seluruh kelas per periode, dihitung dari jadwal atau kehadiran nyata.
Laporan mingguan dan pesan pengingat dikirim ke orang tua, lengkap dengan sisa tagihan.
Kasir mencatat setiap pembayaran, kuitansi digital dikirim ke orang tua, dan buku kas diperiksa di akhir hari.
Langkah 1: Atur metode penagihan kelas
Biaya les diatur langsung di pengaturan kelas (saat membuat kelas, atau lewat ikon roda gigi di halaman kelas): blok Biaya les berisi Metode penagihan dan Jumlah. Setiap kelas memiliki satu metode penagihan, sehingga kelas persiapan singkat dan kelas bulanan dapat berjalan di lembaga yang sama.
| Metode | Cara menghitung | Cocok untuk |
|---|---|---|
| Per kursus | Satu jumlah tetap untuk seluruh kursus | Kursus persiapan singkat, paket all-in |
| Bulanan | Jumlah tetap setiap bulan | Kelas reguler yang ditagih di awal bulan |
| Per sesi | Harga satuan × jumlah sesi dalam periode; dihitung dari absensi kecuali Tagih sesi yang tidak dihadiri aktif | Lembaga yang menagih sesuai sesi yang benar-benar dihadiri |
| Tanpa biaya | Kelas gratis, kelas uji coba | Klub, sesi tambahan |
Langkah 2: Buat faktur untuk seluruh kelas
Halaman Biaya les di menu kiri adalah meja kerja kasir: empat angka — Lunas · Belum lunas · Lewat jatuh tempo · Diterima hari ini — dua tab, Faktur dan Buku kas, dengan filter per kelas, periode, dan status. Klik Buat faktur: pilih periode (bulan), jatuh tempo, centang kelas yang akan ditagih (masing-masing menampilkan metode penagihan dan jumlahnya), lalu Buat. Sistem membuat faktur untuk setiap siswa aktif di kelas-kelas itu; kelas per sesi dihitung dari jadwal atau kehadiran nyata.
Setiap faktur memiliki status Belum dibayar · Dibayar sebagian · Lunas · Dibebaskan; jumlah, diskon, atau pembebasan untuk kasus khusus semuanya dapat diubah. Ekspor ke Excel untuk pelaporan; Umur piutang mencantumkan tunggakan berdasarkan jumlah hari keterlambatan agar Anda tahu siapa yang perlu diingatkan lebih dulu.
Langkah 3: Ingatkan orang tua tentang sisa tagihan
Setiap faktur menampilkan jumlah dan jatuh tempo; laporan mingguan menyertakan baris "Sisa tagihan", ditambah pengingat biaya les tersendiri:
- Tombol Kirim pengingat biaya les di halaman Biaya les langsung mengirim ke semua yang memiliki tunggakan (maksimal sekali sehari, agar tidak mengganggu).
- Paket Standard dan Pro: tugas latar belakang berjalan pukul 09.00 setiap hari dan mengingatkan setiap tunggakan seminggu sekali, ditambah notifikasi dalam aplikasi untuk siswa.
- Saluran pengiriman: email, dikonfigurasi di Pengaturan → Saluran pesan orang tua.
Langkah 4: Catat pembayaran dan rekonsiliasi
- Catat saat Anda menerimanya. Tunai, transfer bank, atau gerbang pembayaran daring: klik Catat pembayaran, pilih siswa, jumlah, dan metode. Kelebihan bayar otomatis dialokasikan ke faktur belum lunas yang paling lama terlebih dahulu; tersedia juga Pengembalian dana, Pindahkan ke siswa lain (kakak-adik), dan Rekonsiliasi manual.
- Kuitansi digital dikirim lewat email ke orang tua begitu pembayaran dicatat.
- Rekonsiliasi. Buku kas mencatat setiap penerimaan, pengeluaran, dan pengembalian dana; Rekonsiliasi buku besar memeriksa saldo terhadap faktur dan melaporkan "Seimbang" atau mencantumkan selisih yang perlu diperiksa.
Laporan mingguan untuk orang tua
Buka kelas → Hasil → Laporan mingguan orang tua → Buat laporan mingguan. Setiap siswa mendapat laporan yang disusun dari data minggu itu:
- Kehadiran: sesi yang dihadiri dari total, dengan catatan guru per sesi.
- Akademik: tes yang dikerjakan, soal yang dijawab, ketepatan, dibandingkan dengan minggu lalu; topik yang kuat dan yang perlu ditingkatkan dihitung dari hasil per soal di bank soal.
- Poin mingguan dan poin prestasi dari penilaian cepat di kelas.
- Sisa tagihan jika masih ada faktur yang belum dibayar.
- Catatan dari guru (opsional), ditambahkan per siswa.
Klik seorang siswa untuk mempratinjau dan mengubah, lalu Simpan & setujui; laporan yang disetujui tidak akan ditimpa saat Anda membangun ulang — klik Bangun ulang dari data untuk memperbaruinya. Setujui semua praktis untuk kelas besar. Setelah dikirim, orang tua membuka laporan lewat tautan mereka sendiri, tanpa perlu masuk; guru melihat status Terkirim dan mana yang gagal karena tidak ada alamat email. Isinya disusun dari templat dan data, tidak pernah dari AI, sehingga tidak memakai kredit.
Privasi orang tua dan siswa
Detail kontak orang tua hanya dipakai untuk mengirim laporan, kuitansi, dan pengingat biaya les dari lembaga tersebut. Di domain milik lembaga, kebijakan privasi otomatis menyatakan bahwa lembaga mengendalikan data dan CLASSQR memprosesnya atas nama lembaga. Lihat Kebijakan Privasi dan Ketentuan untuk Lembaga Pendidikan.
Mulai sekarang
Masuk untuk menyiapkan biaya les: Anda akan langsung masuk ke halaman Biaya les lembaga. Saluran pesan orang tua ada di Pengaturan — lihat Solusi untuk Lembaga.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah CLASSQR menahan uang biaya les?
Tidak. CLASSQR bukan gerbang pembayaran: biaya les dibayarkan langsung dari orang tua ke lembaga (tunai, transfer bank langsung, atau cara lain yang diatur lembaga); sistem hanya dipakai untuk mencatatnya dan memantau saldo.
Bagaimana pembayaran dicatat di sistem?
Kasir mengklik Catat pembayaran, memilih siswa, jumlah, dan metode (tunai, transfer bank, gerbang pembayaran daring). Uang dialokasikan ke faktur belum lunas yang paling lama terlebih dahulu.
Bisakah saya menerima uang tunai?
Bisa. Catat pembayaran dengan metode Tunai; sistem menerbitkan nomor kuitansi dan memperbarui buku kas. Di akhir hari, gunakan Rekonsiliasi buku besar untuk mencocokkan uang tunai dan transfer dengan faktur serta menemukan selisih.
Apakah saya harus menulis laporan mingguan untuk setiap siswa sendiri?
Tidak. Klik Buat laporan mingguan dan sistem menyusun draf untuk setiap siswa dari data minggu itu: kehadiran, tes yang dikerjakan, ketepatan, topik yang kuat dan lemah, poin prestasi, dan sisa tagihan. Anda cukup menambahkan catatan pribadi jika mau, lalu meninjau dan mengirim.
Bisakah paket Gratis mengirim laporan mingguan?
Bisa, lewat aplikasi atau email. Pengingat biaya les otomatis terjadwal adalah fitur Standard dan Pro.