Cuotas e informes semanales: dos tareas, un mismo flujo de datos
En CLASSQR, las cuotas y los informes para padres se basan en datos de enseñanza que ya tienes: sesiones programadas, asistencia, pruebas y tareas calificadas. Defines el método de cobro y el importe una vez por clase; en cada periodo el sistema genera una factura y la incluye en el informe semanal que se envía a los padres junto con los resultados de su hijo/a. El centro cobra a su manera (efectivo, transferencia directa…) y luego lo registra en el sistema. Nada se introduce dos veces.
Por curso, mensual o por sesión; el importe se define una vez en la configuración de la clase.
Se generan para toda la clase en cada periodo, calculadas a partir del horario o de la asistencia real.
Informes semanales y mensajes de recordatorio enviados a los padres, con el saldo pendiente incluido.
El cajero registra cada pago, los padres reciben un recibo digital y el libro de caja se revisa al final del día.
Paso 1: Define el método de cobro de la clase
Las cuotas se configuran en la configuración de la clase (al crearla o con el icono de engranaje de la página de la clase): el bloque Cuotas tiene un Método de cobro y un Importe. Cada clase tiene un método de cobro, así que un curso intensivo corto y una clase mensual pueden convivir en el mismo centro.
| Método | Cómo se calcula | Ideal para |
|---|---|---|
| Por curso | Un importe único para todo el curso | Cursos intensivos cortos, paquetes con todo incluido |
| Mensual | Un importe fijo cada mes | Clases regulares cobradas a principio de mes |
| Por sesión | Precio unitario × número de sesiones del periodo; se cuenta según la asistencia salvo que esté activado Cobrar las sesiones con ausencia | Centros que cobran por las sesiones realmente asistidas |
| Sin cargo | Clase gratuita, clase de prueba | Clubes, sesiones complementarias |
Paso 2: Genera las facturas de toda la clase
La página Cuotas del menú izquierdo es la mesa de trabajo del cajero: cuatro cifras — Pagado · Pendiente · Vencido · Cobrado hoy —, dos pestañas, Facturas y Libro de caja, con filtros por clase, periodo y estado. Haz clic en Crear facturas: elige el periodo (mes) y la fecha de vencimiento, marca las clases que quieres facturar (cada una muestra su método de cobro y su importe) y luego Generar. El sistema crea facturas para todos los estudiantes activos de esas clases; una clase por sesión se calcula a partir de la asistencia programada o real.
Cada factura tiene un estado Sin pagar · Pagada parcialmente · Pagada por completo · Condonada; el importe, un descuento o una condonación para un caso especial se pueden editar. Exporta a Excel para tus informes; Antigüedad lista los saldos pendientes por días de retraso para que sepas a quién recordar primero.
Paso 3: Recuerda el saldo a los padres
Cada factura muestra el importe y la fecha de vencimiento; el informe semanal incluye una línea de "Saldo pendiente", además de un recordatorio de cuotas aparte:
- El botón Enviar recordatorio de cuotas de la página Cuotas envía al instante a todos los que tienen saldo pendiente (como máximo una vez al día, para no resultar invasivo).
- Planes Standard y Pro: un proceso en segundo plano se ejecuta cada día a las 9:00 y recuerda cada saldo pendiente una vez por semana, además de una notificación en la app para el estudiante.
- Canal de envío: correo electrónico, configurado en Configuración → Canales de mensajes a padres.
Paso 4: Registra los pagos y concilia
- Regístralo cuando lo cobres. Efectivo, transferencia bancaria o pasarela en línea: haz clic en Registrar pago y elige el estudiante, el importe y el método. Un pago de más se aplica automáticamente a la factura pendiente más antigua; también existen Reembolso, Transferencia a otro estudiante (hermanos) y Conciliación manual.
- Un recibo digital se envía por correo a los padres en cuanto se registra el pago.
- Concilia. El Libro de caja registra cada cobro, pago y reembolso; Conciliar libro compara el saldo con las facturas e informa "Cuadrado" o lista las discrepancias que revisar.
Informes semanales para padres
Abre una clase → Resultados → Informes semanales para padres → Generar informes semanales. Cada estudiante recibe un informe construido con los datos de esa semana:
- Asistencia: sesiones asistidas sobre el total, con las notas del profesor de cada sesión.
- Rendimiento: pruebas realizadas, preguntas respondidas, precisión, en comparación con la semana anterior; temas fuertes y por mejorar calculados a partir de los resultados por pregunta del banco de preguntas.
- Puntos semanales y de mérito de la calificación rápida en clase.
- Saldo pendiente cuando una factura sigue sin pagar.
- Una nota del profesor (opcional), añadida individualmente para cada estudiante.
Haz clic en un estudiante para ver la vista previa y editarlo, y luego en Guardar y aprobar; un informe aprobado no se sobrescribe al regenerar: haz clic en Regenerar a partir de los datos para actualizarlo. Aprobar todos es práctico en una clase grande. Una vez enviado, los padres abren el informe con su propio enlace, sin iniciar sesión; el profesor ve el estado Enviado y cuáles fallaron por falta de correo. El texto se construye con una plantilla y los datos, nunca con IA, así que no usa créditos.
Privacidad de padres y estudiantes
Los datos de contacto de los padres solo se usan para enviar informes, recibos y recordatorios de cuotas de ese centro concreto. En el dominio propio de un centro, la política de privacidad indica automáticamente que el centro controla los datos y que CLASSQR los trata en nombre del centro. Consulta nuestra Política de privacidad y Términos para centros educativos.
Empieza ahora
Inicia sesión para configurar las cuotas: llegarás directamente a la página Cuotas del centro. Los canales de mensajes a padres están en Configuración; consulta Soluciones para centros.
Preguntas frecuentes
¿CLASSQR retiene el dinero de las cuotas?
No. CLASSQR no es una pasarela de pago: las cuotas van directamente de los padres al centro (efectivo, transferencia bancaria directa o como lo organice el centro); el sistema solo sirve para registrarlas y seguir los saldos.
¿Cómo se registra un pago en el sistema?
El cajero hace clic en Registrar pago y elige el estudiante, el importe y el método (efectivo, transferencia bancaria, pasarela en línea). El dinero se aplica primero a la factura pendiente más antigua.
¿Puedo cobrar en efectivo?
Sí. Registra el pago con el método Efectivo; el sistema genera un número de recibo y actualiza el libro de caja. Al final del día, usa Conciliar libro para cuadrar el efectivo y las transferencias con las facturas y detectar cualquier discrepancia.
¿Tengo que escribir yo el informe semanal de cada estudiante?
No. Haz clic en Generar informes semanales y el sistema redacta uno para cada estudiante con los datos de esa semana: asistencia, pruebas realizadas, precisión, temas fuertes y débiles, puntos de mérito y saldo pendiente. Solo añades una nota personal si quieres, revisas y envías.
¿El plan Free puede enviar informes semanales?
Sí, por la app o por correo. Los recordatorios automáticos programados de cuotas son una función de los planes Standard y Pro.