Cuotas e informes semanales: dos tareas, un mismo flujo de datos
En CLASSQR, las cuotas y los informes para padres usan datos de enseñanza que ya tienes: sesiones programadas, asistencia, exámenes y tareas corregidas. Defines el método de cobro y el importe una vez por clase; cada periodo creas las facturas en un solo paso, y los padres con saldo pendiente reciben recordatorios de cuotas. El centro cobra a su manera (efectivo, transferencia…) y luego lo registra en el sistema. Aparte, el informe semanal cuenta a los padres cómo fue la semana. Nada se teclea dos veces.
Por curso, mensual o por sesión; el importe se define una vez en la configuración de la clase.
Se generan para toda la clase en cada periodo, calculadas a partir del horario o de la asistencia real.
Mensajes de recordatorio a los padres con el saldo pendiente.
El cajero registra cada pago, se emite un número de recibo y el Libro de caja se concilia al final del día.
Paso 1: Define el método de cobro de la clase
Las cuotas se configuran en la configuración de la clase (al crearla o después): el bloque Cuotas tiene un Método de cobro y un Importe. Cada clase tiene un método de cobro, así que un curso intensivo corto y una clase mensual pueden convivir en el mismo centro.
| Método | Cómo se calcula | Ideal para |
|---|---|---|
| Por curso | Un importe único para todo el curso | Cursos intensivos cortos, paquetes con todo incluido |
| Mensual | Un importe fijo cada mes | Clases regulares cobradas a principio de mes |
| Por sesión | Precio unitario × número de sesiones del periodo; se cuenta según la asistencia salvo que esté activado Cobrar las sesiones con ausencia | Centros que cobran por las sesiones realmente asistidas |
| Sin cargo | Clase gratuita, clase de prueba | Clubes, sesiones complementarias |
Paso 2: Genera las facturas de toda la clase
La página Cuotas del menú izquierdo es la mesa del cajero: cuatro cifras —Pagado · Pendiente · Vencido · Cobrado hoy—, dos pestañas, Cuotas y Libro de caja, y filtros por clase, periodo y estado. Haz clic en Crear facturas: elige el Periodo (mes) y el Fecha de vencimiento, marca las clases que quieres facturar (cada una muestra su método de cobro e importe) y luego Generar. El sistema crea facturas para todos los estudiantes inscritos en esas clases; una clase por sesión se calcula a partir de sus sesiones y la asistencia.
La lista muestra una fila por estudiante: Saldo inicial, Cargos, Cobrado, Descuento, Condonado/dado de baja y Saldo final; el filtro de estado elige Pendiente, Vencido, Prepagado o Pagado por completo. El importe y el vencimiento de una factura se pueden editar, o anular la factura, indicando un motivo. Exportar a Excel para informes; Antigüedad de deudas ordena los saldos por días de retraso para saber a quién recordar primero.
Paso 3: Recuerda el saldo a los padres
Cada factura tiene un importe y un vencimiento. Los padres con saldo pendiente reciben un recordatorio de cuotas:
- La página Cuotas muestra quién debe qué: filtra el estado por Pendiente u Vencido, o abre Antigüedad de deudas.
- Planes Standard y Pro: un proceso en segundo plano se ejecuta cada día a las 9:00 y recuerda cada saldo pendiente una vez por semana, además de una notificación en la app para el estudiante.
- Canal de envío: correo, configurado en Configuración → Canales de mensajes a padres.
Paso 4: Registra los pagos y concilia
- Regístralo al cobrarlo. Haz clic en Registrar pago en la fila del estudiante e indica Importe y Método (Efectivo, Transferencia bancaria, Pasarela en línea). El dinero se aplica primero a la factura pendiente más antigua; también hay Reembolsar, Transferir dinero a otro estudiante (hermanos) y Asignar automáticamente para el dinero aún sin aplicar.
- Se emite un número de recibo por cada pago registrado.
- Concilia. El Libro de caja registra cada cobro, pago y reembolso; Conciliar libro compara los saldos con las facturas y muestra Libro cuadrado, sin discrepancias o la lista de diferencias que revisar.
Informes semanales para padres
Abre una clase → Resultado → Informe para padres → Generar informe semanal. Cada estudiante recibe un informe hecho con los datos de esa semana:
- Exámenes: pruebas realizadas, preguntas respondidas y precisión de la semana.
- Temas: Fortalezas y Por mejorar, calculados con los resultados por pregunta del banco de preguntas.
- Notas de clase: las fichas de participación de la semana y la puntuación semanal.
- Notas: un texto breve redactado a partir de esas cifras, que puedes editar.
- Mensaje del profesor (opcional), añadido estudiante por estudiante.
Haz clic en el botón de editar de la fila de un estudiante para ver y editar, y luego Guardar y aprobar; un informe aprobado no se sobrescribe al volver a generar: haz clic en Regenerar a partir de los datos para actualizarlo. Aprobar todos va bien con clases grandes; Enviar informes aprobados los envía. Los padres abren el informe con su propio enlace, sin iniciar sesión; la lista muestra el estado de cada informe. El texto sale de una plantilla y los datos, así que no consume créditos.
Privacidad de padres y estudiantes
Los datos de contacto de los padres solo se usan para enviar informes, recibos y recordatorios de cuotas de ese centro concreto. En el dominio propio de un centro, la política de privacidad indica automáticamente que el centro controla los datos y que CLASSQR los trata en nombre del centro. Consulta nuestra Política de privacidad y Términos para centros educativos.
Empieza ahora
Inicia sesión para configurar las cuotas: llegarás directamente a la página Cuotas del centro. Los canales de mensajes a padres están en Configuración; consulta Soluciones para centros.
Preguntas frecuentes
¿CLASSQR retiene el dinero de las cuotas?
No. CLASSQR no es una pasarela de pago: las cuotas van directamente de los padres al centro (efectivo, transferencia bancaria directa o como lo organice el centro); el sistema solo sirve para registrarlas y seguir los saldos.
¿Cómo se registra un pago en el sistema?
El cajero hace clic en Registrar pago en la fila del estudiante e indica el importe y el método (Efectivo, Transferencia bancaria, Pasarela en línea). El dinero se aplica primero a la factura pendiente más antigua.
¿Puedo cobrar en efectivo?
Sí. Registra el pago con el método Efectivo; el sistema emite un número de recibo y actualiza el Libro de caja. Al final del día, usa Conciliar libro para cuadrar efectivo y transferencias con las facturas y detectar diferencias.
¿Tengo que escribir yo el informe semanal de cada estudiante?
No. Haz clic en Generar informe semanal y el sistema redacta uno por estudiante con los datos de la semana: exámenes hechos, precisión, temas fuertes y débiles y las fichas de participación. Solo añades un mensaje personal si quieres, revisas y envías.
¿El plan Free puede enviar informes semanales?
Sí, por la app o por correo. Los recordatorios automáticos programados de cuotas son una función de los planes Standard y Pro.